1) звонок моему коллеге (звонят с 3-го этажа к нам на 5-й, не знаю, мб это имеет значение):

- Добрый день! Я сейчас вам пришлю сообщение!
- Пожалуйста, шлите, звонить необязательно.
- Ну это я так, на всякий случай!

Я даже не знаю, как надо поступить с т.зр. современного офисного этикета... надо ему, получив этот емейл, спуститься на третий этаж и лично подтвердить получение?

2) запрос: найдите все о г-не X. за последние полгода.
На самом деле, вопрос дб звучать так: слышал, что вчера его пост занял г-н Y. Правда ли это? Почему?

Ненавижу такие формулировки, как первоначальная. Явная демонстрация недоверия. Или - что хуже! - неспособность выразить свою мысль.